KEP adresinin büroda kullanımı: elektronik ihbar ve ihtarların hukuki geçerliliği (6102 s.K. m.1525)

Hukuk bürolarının karşı taraflara ihtarname göndermesi veya resmî bildirimlerde bulunması gereken durumlarda, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi, klasik noter kanalıyla gönderime alternatif, hukuken güvenilir bir araç sunar. Bu sistemin temel çerçevesi Türk Ticaret Kanunu m.1525'te düzenlenir.

Elektronik beyanların geçerliliği: anlaşma şartı

TTK m.1525/1 uyarınca, tarafların açıkça anlaşmaları şartıyla, ihbarlar, ihtarlar, itirazlar ve benzeri beyanlar; fatura, teyit mektubu, iştirak taahhütnamesi, toplantı çağrıları gibi belgeler elektronik ortamda düzenlenebilir, yollanabilir, itiraza uğrayabilir ve kabul edilmişse hüküm ifade eder.

Bu hükmün kritik unsuru "tarafların açıkça anlaşmaları" şartıdır: elektronik bildirimlerin bu güvenceden yararlanabilmesi için, tarafların bu iletişim yöntemini önceden kabul etmiş olması gerekir — bu genellikle bir sözleşme hükmü veya KEP adreslerinin karşılıklı bildirilmesi yoluyla sağlanır.

KEP sisteminin düzenlenmesi: BTK yönetmeliği

Kanun, KEP sisteminin teknik ve idari çerçevesini kendisi düzenlemez; bunun yerine m.1525/2 uyarınca, kayıtlı elektronik posta sistemine, bu sistemle yapılacak işlemlere, kayıtlı posta adresine sahip kişilere ve kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine ilişkin usul ve esasların Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından bir yönetmelikle düzenleneceğini öngörür.

Bu, KEP'in teknik altyapısının (hizmet sağlayıcıların yetkilendirilmesi, denetlenmesi gibi) idari bir düzenlemeyle şekillendirildiği, ancak hukuki sonuç doğurma ilkesinin doğrudan kanunda (TTK m.1525) yer aldığı anlamına gelir.

Hukuk bürosu için pratik önemi

Bir hukuk bürosu için KEP kullanımının temel avantajı, gönderim ve teslim anının hukuken ispatlanabilir olmasıdır. Bir ihtarnamenin ne zaman gönderildiği ve karşı tarafa ne zaman ulaştığı, KEP sistemi üzerinden teknik olarak kayıt altına alınır — bu, örneğin bir temerrüt ihtarının süresinde yapılıp yapılmadığının ispatı açısından büyük önem taşır.

Örnek senaryo

Bir hukuk bürosu, müvekkili adına karşı tarafa bir ihtarname göndermek ister. Taraflar arasındaki sözleşmede, bildirimlerin KEP yoluyla da yapılabileceği açıkça kararlaştırılmışsa, büro bu ihtarnameyi KEP üzerinden gönderebilir ve bu gönderim, TTK m.1525 uyarınca hüküm ifade eder — noter kanalıyla gönderime kıyasla daha hızlı ve genellikle daha düşük maliyetli bir alternatif sunar.

Sık yapılan hatalar

• Sözleşmede açık bir anlaşma olmadan KEP'in her durumda geçerli olacağını sanmak. m.1525/1 açıkça tarafların anlaşmasını şart koşar.
• KEP'i sıradan bir e-posta gibi değerlendirmek. KEP, teknik olarak gönderim/teslim kaydı tutan özel bir sistemdir; sıradan e-posta bu güvenceyi sağlamaz.
• KEP sisteminin teknik kurallarının kanunda değil yönetmelikte olduğunu bilmemek. Güncel teknik detaylar için BTK'nın ilgili yönetmeliğine bakılmalıdır.
• Her türlü ticari yazışmanın KEP gerektirdiğini düşünmek. m.1525, elektronik ortamın kullanılabileceğini düzenler; KEP kullanımı çoğu durumda tercihe bağlıdır, taraflarca kararlaştırılan özel hâller hariç.