Avukat dava takip programı nasıl seçilir? Excel'den yazılıma geçiş rehberi

Dava takip programı ne işe yarar?

Bir hukuk bürosunun en büyük riski, bir sürenin ya da duruşmanın gözden kaçmasıdır. Dava takip programı; dosyaları mahkeme, esas numarası, aşama ve sorumlu avukatla birlikte tutar, duruşma ve son günleri takvimde gösterir, süre dolmadan hatırlatır ve dosyaya ait belgeleri, notları ve müvekkil bilgilerini tek yerde toplar. Avukatlık Kanunu m.34 avukata görevini özen ve doğruluk içinde yerine getirme yükümlülüğü yükler; süreleri sistemli takip etmek bu özenin en somut parçasıdır.

Excel ile dava takibinin sınırları

Pek çok büro dava takibine bir Excel tablosuyla başlar. Az sayıda dosyada bu iş görür; ancak zamanla şu sorunlar ortaya çıkar:

• Tablo süre dolmadan kimseye haber vermez; birinin her gün açıp bakması gerekir.
• Aynı dosyanın farklı kopyaları dolaşır, hangisinin güncel olduğu bilinmez.
• Belgeler ayrı klasörlerde, notlar e-postalarda kalır; dosyanın tamamı tek yerde görünmez.
• Kimin hangi müvekkil verisine eriştiği izlenemez; bu da KVKK m.12'deki güvenlik yükümlülüğü bakımından zayıf noktadır.

Program seçerken kontrol listesi

Süre ve duruşma takibi

Duruşma, son gün, görev ve toplantı kayıtları dosyaya bağlanabilmeli; hatırlatmalar belirlediğiniz sürelerde (örneğin bir hafta, üç gün, bir gün önce) e-postayla gelmeli. Tebliğ tarihinden son günü hesaplayan ve resmî tatilleri dikkate alan bir dava süresi hesaplama aracı ile birlikte çalışması büyük kolaylıktır.

Dosya, müvekkil ve belge bağlantısı

Dosya kartında taraflar, mahkeme, aşama, duruşmalar, belgeler ve notlar birlikte görünmeli; aynı müvekkilin bütün dosyalarına müvekkil kartından ulaşılabilmeli.

UYAP belgeleriyle çalışma

UYAP'tan indirilen belgeler çoğunlukla UDF biçimindedir. Programın UDF belgelerini okuyabilmesi, özetleyebilmesi ve dosyaya bağlayabilmesi günlük işi ciddi biçimde hızlandırır.

Ekip ve yetki yönetimi

Birden fazla avukat ve asistanın çalıştığı bürolarda roller (ofis sahibi, avukat, asistan, salt okunur) ayrılmalı ve yapılan işlemler kayda geçmelidir.

Veri güvenliği ve taşınabilirlik

Verilerin büronuza ayrı tutulduğu, başka kullanıcılarla karışmadığı ve programı bırakırsanız verilerinizi alabileceğiniz açıkça belirtilmelidir. Avukatlık Kanunu m.36'daki sır saklama yükümlülüğü, müvekkil verisini tutan her sistemi doğrudan ilgilendirir.

Excel'den programa geçiş adımları

1. Sütunları standartlaştırın: mahkeme, esas numarası, müvekkil, karşı taraf, aşama, sorumlu avukat, sonraki işlem ve tarihi.
2. Önce açık dosyaları taşıyın: yaklaşan duruşma ve süresi işleyen dosyalar öncelikli olmalıdır.
3. Süreleri yeniden kontrol edin: taşınan her son günü tebliğ tarihinden yeniden hesaplayın.
4. Belgeleri dosyalara bağlayın: her dosyanın tebligat, tensip ve dilekçelerini ilgili karta ekleyin.
5. Kapalı dosyaları sonraya bırakın: arşiv bilgisi geçişi yavaşlatmasın.

Örnek senaryo

Üç avukat ve bir asistanla çalışan bir büro, yaklaşık iki yüz dosyayı Excel tablosunda tutuyor. Bir istinaf süresinin son gününün tabloya yanlış yazıldığı son anda fark edilince büro dava takip programına geçmeye karar veriyor. Önce açık dosyalar ve yakın tarihli duruşmalar taşınıyor; her sürenin son günü tebliğ tarihinden yeniden hesaplanıp takvime kaydediliyor ve sorumlu avukata e-posta hatırlatması tanımlanıyor. Asistana yalnızca kayıt ve belge ekleme yetkisi veriliyor. Kapalı dosyalar sonraki iki hafta içinde arşive aktarılıyor.

Sık yapılan hatalar

• Süreleri eski tablodan kontrol etmeden aktarmak. Tablodaki hata yeni sisteme taşınır.
• Hatırlatmaları kurmamak. Takvimde görünen ama hatırlatılmayan süre yine kaçabilir.
• Herkese tam yetki vermek. Rol bazlı yetki, hem hata riskini hem veri güvenliği riskini azaltır.
• Belgeleri ayrı klasörde bırakmak. Dosyanın tamamı tek yerde görünmezse programın faydası yarıya düşer.
• Verinin nerede tutulduğunu sormamak. Müvekkil verisi tutan her sistemde bu soru cevaplanmalıdır.

LexLawy'de dava takibi

LexLawy'nin dava takip programı dosyaları müvekkil, belge, duruşma ve görevlerle birlikte tutar; duruşma ve son günler için e-posta hatırlatmaları gönderir, UDF belgelerini okur ve verileri her ofis için ayrı saklar.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır.