Arabuluculuk başvuru formu: yetkili büro ve iletişim bilgisi zorunluluğu (6325 s.K.)

Arabuluculuk süreci, çoğu zaman bir başvuru formunun ilgili büroya sunulmasıyla başlar. Bu başvurunun hukuki çerçevesi 6325 sayılı Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu'nda düzenlenir.

Genel kural: serbestlik

6325 s.K. m.3/1 uyarınca taraflar, arabulucuya başvurmak, süreci devam ettirmek, sonuçlandırmak veya bu süreçten vazgeçmek konusunda serbesttirler. Ancak madde metni önemli bir istisnaya da işaret eder: dava şartı olarak arabuluculuğa ilişkin 18/A maddesi hükmü saklıdır. Bu, bazı uyuşmazlık türlerinde arabulucuya başvurunun artık isteğe bağlı olmaktan çıkıp bir dava şartı hâline geldiği anlamına gelir.

Dava şartı arabuluculukta başvuru nereye yapılır?

m.18/A-4, başvurunun hangi büroya yapılacağını netleştirir: başvuru, uyuşmazlığın konusuna göre yetkili mahkemenin bulunduğu yer arabuluculuk bürosuna, arabuluculuk bürosu kurulmayan yerlerde ise görevlendirilen yazı işleri müdürlüğüne yapılır. Bu, başvurunun rastgele bir yere değil, uyuşmazlığın esasına göre yetkili mahkemenin bulunduğu yere yönlendirilmesi gerektiği anlamına gelir.

Başvuru formunda iletişim bilgisi zorunluluğu

m.18/A-6, başvuru formunun içeriğine ilişkin önemli bir zorunluluk getirir: başvuran taraf, kendisine ve elinde bulunması hâlinde karşı tarafa ait her türlü iletişim bilgisini arabuluculuk bürosuna verir. Aynı fıkra, büronun da tarafların resmî kayıtlardaki iletişim bilgilerini araştırmaya yetkili olduğunu belirtir — yani başvuran taraf karşı tarafın iletişim bilgisine sahip değilse, bu durum başvurunun önünde bir engel oluşturmaz.

Arabulucunun iletişim bilgilerini kullanımı

m.18/A-7 uyarınca, taraflara ait iletişim bilgileri görevlendirilen arabulucuya büro tarafından verilir. Arabulucu bu bilgileri esas alır, ihtiyaç duyduğunda kendiliğinden araştırma da yapabilir; elindeki bilgilerle her türlü iletişim vasıtasını kullanarak tarafları bilgilendirir ve ilk toplantıya davet eder.

Yetkiye itiraz imkânı

Başvuru yanlış büroya yapılmışsa ne olur? m.18/A-8 uyarınca, karşı taraf en geç ilk toplantıda, yetkiye ilişkin belgeleri sunmak suretiyle arabuluculuk bürosunun yetkisine itiraz edebilir. Bu durumda arabulucu dosyayı ilgili sulh hukuk mahkemesine gönderir ve mahkeme en geç bir hafta içinde yetkili büroyu kesin olarak karara bağlar.

Örnek senaryo

Kira ilişkisinden kaynaklanan ve dava şartı arabuluculuk kapsamında olan bir uyuşmazlıkta taraf, dava açmadan önce uyuşmazlığın konusuna göre yetkili mahkemenin bulunduğu yer arabuluculuk bürosuna başvurur. Başvuru formunda kendi iletişim bilgilerini ve elinde bulunan karşı tarafa ait iletişim bilgilerini bildirir. Büro, görevlendirdiği arabulucuya bu bilgileri iletir; arabulucu tarafları ilk toplantıya davet eder.

Sık yapılan hatalar

• Başvuruyu yetkisiz bir büroya yapmak. Başvuru, uyuşmazlığın konusuna göre yetkili mahkemenin bulunduğu yer bürosuna yapılmalıdır.
• Karşı tarafın iletişim bilgisi bilinmediği için başvurudan vazgeçmek. Büro, resmî kayıtlardaki bilgileri araştırmaya yetkilidir; bu bilgi eksikliği başvuruyu engellemez.
• Yetki itirazının süresini kaçırmak. İtiraz, en geç ilk toplantıda yapılmalıdır; sonrasında ileri sürülen itirazlar dikkate alınmayabilir.
• Dava şartı arabuluculuk ile isteğe bağlı arabuluculuğu karıştırmak. 18/A maddesi kapsamındaki uyuşmazlıklarda başvuru, m.3'teki genel serbestlik ilkesinin istisnasını oluşturur.