Bilgi edinme başvurusu: usul, süreler ve istisnalar

Bilgi edinme başvurusu, avukatlık pratiğinde yalnızca bir vatandaşlık hakkı değil, delil toplama aracıdır. İdari işlemin dayanağını, kurum içi yazışmaların seyrini veya karşılaştırma verilerini dava açmadan önce elde etmenin en hızlı yolu çoğunlukla budur.

Hakkın kapsamı

4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu m.4/1: herkes bilgi edinme hakkına sahiptir.

İkinci fıkra yabancılar bakımından koşul getirir: Türkiye'de ikamet eden yabancılar ile Türkiye'de faaliyette bulunan yabancı tüzel kişiler, isteyecekleri bilgi kendileriyle veya faaliyet alanlarıyla ilgili olmak kaydıyla ve karşılıklılık ilkesi çerçevesinde bu Kanun hükümlerinden yararlanırlar.

m.5/1 kurumlara yükümlülük getirir: kurum ve kuruluşlar, bu Kanunda yer alan istisnalar dışındaki her türlü bilgi veya belgeyi başvuranların yararlanmasına sunmak ve bilgi edinme başvurularını etkin, süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere gerekli idarî ve teknik tedbirleri almakla yükümlüdürler.

m.5/2 bir üstünlük kuralı koyar: bu Kanun yürürlüğe girdiği tarihten itibaren diğer kanunların bu Kanuna aykırı hükümleri uygulanmaz.

Başvuru usulü

m.6/1 uyarınca başvuru, şu unsurları içeren dilekçe ile istenen bilgi veya belgenin bulunduğu kurum veya kuruluşa yapılır:

• Başvuru sahibinin adı ve soyadı, imzası, oturma yeri veya iş adresi,
• Başvuru sahibi tüzel kişi ise tüzel kişinin unvanı ve adresi ile yetkili kişinin imzası ve yetki belgesi.

Aynı fıkra elektronik başvuruya imkân tanır: bu başvuru, kişinin kimliğinin ve imzasının veya yazının kimden neşet ettiğinin tespitine yarayacak başka bilgilerin yasal olarak belirlenebilir olması kaydıyla elektronik ortamda veya diğer iletişim araçlarıyla da yapılabilir.

m.6/2 içerik bakımından tek ama önemli bir şart koyar: dilekçede, istenen bilgi veya belgeler açıkça belirtilir.

Uygulamada başvuruların önemli bir kısmı bu noktada başarısız olur. "Konuyla ilgili tüm belgeler" biçimindeki talepler, kurumun olumsuz cevap vermesini kolaylaştırır. Talep; belgenin türü, tarihi veya tarih aralığı, sayısı veya konusu ile tekilleştirilmelidir.

Neyin istenebileceği

m.7/1 kapsamı belirler: bilgi edinme başvurusu, başvurulan kurum ve kuruluşların ellerinde bulunan veya görevleri gereği bulunması gereken bilgi veya belgelere ilişkin olmalıdır.

"Görevleri gereği bulunması gereken" ifadesi güçlü bir dayanaktır: kurum, tutmakla yükümlü olduğu bir kaydı tutmamış olmasını gerekçe göstererek talebi reddedemez.

m.7/2 bir sınır getirir: kurum ve kuruluşlar, ayrı veya özel bir çalışma, araştırma, inceleme ya da analiz neticesinde oluşturulabilecek türden bir bilgi veya belge için yapılacak başvurulara olumsuz cevap verebilirler.

Bu nedenle talep, mevcut bir belgeye yönlendirilmelidir. "Şu konudaki istatistikleri hesaplayınız" yerine "şu tarihli rapor" veya "şu yazının bir örneği" biçiminde kurulan talepler sonuç verir.

m.7/3 bir kolaylık sağlar: istenen bilgi veya belge, başvurulan kurum ve kuruluştan başka bir yerde bulunuyorsa, başvuru dilekçesi bu kurum ve kuruluşa gönderilir ve durum ilgiliye yazılı olarak bildirilir. Yani yanlış kuruma yapılan başvuru reddedilmez, yönlendirilir.

Süreler

m.11/1: kurum ve kuruluşlar, başvuru üzerine istenen bilgi veya belgeye erişimi onbeş iş günü içinde sağlarlar.

Uzatma hâlleri sayılmıştır. İstenen bilgi veya belgenin:

• başvurulan kurum ve kuruluş içindeki başka bir birimden sağlanması,
• başvuru ile ilgili olarak başka bir kurum ve kuruluşun görüşünün alınmasının gerekmesi,
• başvuru içeriğinin birden fazla kurum ve kuruluşu ilgilendirmesi

durumlarında erişim otuz iş günü içinde sağlanır. Bu durumda sürenin uzatılması ve bunun gerekçesi, başvuru sahibine yazılı olarak ve onbeş iş günlük sürenin bitiminden önce bildirilir.

Uzatmanın usulüne uyulmaması, yani gerekçenin süresi içinde yazılı olarak bildirilmemesi, sonraki itiraz ve davada ileri sürülebilecek bir usul sakatlığıdır.

m.12/1 cevabın biçimini belirler: kurum ve kuruluşlar cevaplarını yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirirler. Başvurunun reddedilmesi hâlinde bu kararın gerekçesi ve buna karşı başvuru yolları belirtilir.

Gerekçesiz ret kararları bu hükme aykırıdır ve itirazda öncelikle bu noktaya dayanılır.

İtiraz yolu

m.13/1: bilgi edinme istemi reddedilen başvuru sahibi, yargı yoluna başvurmadan önce, kararın tebliğinden itibaren onbeş gün içinde Bilgi Edinme Değerlendirme Kuruluna itiraz edebilir. Kurul, bu konudaki kararını otuz iş günü içinde verir. Kurum ve kuruluşlar, Kurulun istediği her türlü bilgi veya belgeyi onbeş iş günü içinde vermekle yükümlüdürler.

m.13/2 kritik sonucu belirtir: Kurula itiraz, başvuru sahibinin idarî yargıya başvurma süresini durdurur.

Dikkat edilmelidir: Kurula itiraz süresi onbeş gündür (iş günü değil, gün). Erişim için öngörülen süreler ise iş günü üzerinden hesaplanır. Bu ayrım kolayca karıştırılır.

İtirazın ardından açılacak iptal davası 2577 sayılı Kanuna tabidir; süre m.7/1 uyarınca altmış gündür.

İstisnalar

Kanun, kapsam dışı bilgi ve belgeleri ayrı maddelerde sayar. Uygulamada en sık karşılaşılanlar şunlardır:

• m.16 — Devlet sırrı: Açıklanması hâlinde Devletin emniyetine, dış ilişkilerine, millî savunmasına ve millî güvenliğine açıkça zarar verecek ve niteliği itibarıyla Devlet sırrı olan gizlilik dereceli bilgi veya belgeler.
• m.17 — Ekonomik çıkarlar: Açıklanması ya da zamanından önce açıklanması hâlinde ülkenin ekonomik çıkarlarına zarar verecek veya haksız rekabet ve kazanca sebep olacak bilgi veya belgeler.
• m.20 — Adli soruşturma ve kovuşturma: Açıklanması veya zamanından önce açıklanması hâlinde suç işlenmesine yol açacak, suçların önlenmesi ve soruşturulmasını ya da suçluların kanunî yollarla yakalanıp kovuşturulmasını tehlikeye düşürecek, yargılama görevinin gereğince yerine getirilmesini engelleyecek veya hakkında dava açılmış bir kişinin adil yargılanma hakkını ihlâl edecek nitelikteki bilgi veya belgeler.
• m.21 — Özel hayatın gizliliği: Kişinin izin verdiği hâller saklı kalmak üzere, özel hayatın gizliliği kapsamında, açıklanması hâlinde kişinin sağlık bilgileri ile özel ve aile hayatına, şeref ve haysiyetine, meslekî ve ekonomik değerlerine haksız müdahale oluşturacak bilgi veya belgeler. İkinci fıkra bir kapı aralar: kamu yararının gerektirdiği hâllerde, kişisel bilgi veya belgeler, ilgili kişiye en az yedi gün önceden haber verilerek yazılı rızası alınmak koşuluyla açıklanabilir.
• m.25 — Kurum içi düzenlemeler: Kurumların kamuoyunu ilgilendirmeyen ve sadece kendi personeli ile kurum içi uygulamalarına ilişkin düzenlemeleri kapsam dışıdır. Ancak söz konusu düzenlemeden etkilenen kurum çalışanlarının bilgi edinme hakları saklıdır.

Son cümle, memur dosyalarında sıkça kullanılabilecek bir dayanaktır: kurum içi bir genelgeden etkilenen memur, o genelgeyi isteyebilir.

Kurum içi görüş ve mütalaalar

m.26 sık yanlış anlaşılan bir hükümdür. Kurumların faaliyetlerini yürütmek üzere elde ettikleri görüş, bilgi notu, teklif ve tavsiye niteliğindeki bilgi veya belgeler, kurum ve kuruluş tarafından aksi kararlaştırılmadıkça bilgi edinme hakkı kapsamındadır.

İkinci fıkra daha da nettir: bilimsel, kültürel, istatistik, teknik, tıbbî, malî, hukukî ve benzeri uzmanlık alanlarında yasal olarak görüş verme yükümlülüğü bulunan kişi, birim ya da kurumların görüşleri, kurum ve kuruluşların alacakları kararlara esas teşkil etmesi kaydıyla bilgi edinme istemlerine açıktır.

Yani bir idari işlemin dayanağı olan hukuk biriminin görüşü, kural olarak istenebilir.

m.24 ise fikir ve sanat eserlerine ilişkin başvurular hakkında ilgili kanun hükümlerinin uygulanacağını belirtir.

Örnek senaryo

Bir memur, kendisinin atanmadığı bir kadroya başka bir memurun atandığını öğrenmiştir. Atama işleminin sebep unsurunu denetlemek için karşılaştırma verilerine ihtiyaç vardır.

İzlenecek yol:

1. Talebin tekilleştirilmesi. "Atamayla ilgili tüm belgeler" denmez. Bunun yerine: ilgili kadroya ilişkin atama onayı, atamanın dayanağı olan hizmet gereği yazısı, varsa değerlendirme puan cetveli ve ilgili kurum içi düzenleme ayrı ayrı istenir (m.6/2, m.7/1).
2. Kurum içi düzenleme dayanağı. Atama kriterlerini belirleyen genelge m.25 kapsamında kurum içi düzenleme sayılsa bile, düzenlemeden etkilenen çalışan olarak müvekkilin bilgi edinme hakkı saklıdır.
3. Hukuki görüş. İşlemin dayanağı bir hukuk birimi görüşü ise, m.26/2 uyarınca karara esas teşkil ettiği ölçüde istenebilir.
4. Kişisel veri sınırı. Atanan kişinin sicil ve özlük bilgileri m.21 kapsamındadır; talep, karşılaştırmaya esas nesnel ölçütlerle sınırlandırılarak reddedilme ihtimali azaltılır.
5. Süre takibi. Erişim onbeş iş günü içinde sağlanmalıdır. Uzatma yapılacaksa gerekçesi bu sürenin bitiminden önce yazılı bildirilmelidir (m.11).
6. Ret hâlinde. Ret kararının gerekçesi ve başvuru yolları gösterilmemişse m.12/2'ye aykırılık ileri sürülür. Tebliğden itibaren onbeş gün içinde Kurula itiraz edilir; bu itiraz idari yargı süresini durdurur (m.13).

Sık yapılan hatalar

• Talebin soyut bırakılması. m.6/2 istenen bilgi veya belgelerin açıkça belirtilmesini arar; genel talepler m.7/2 üzerinden reddedilir.
• Kurumdan analiz istenmesi. m.7/2 uyarınca özel bir çalışma veya analiz gerektiren talepler olumsuz cevaplanabilir; talep mevcut belgeye yönlendirilmelidir.
• Onbeş gün ile onbeş iş gününün karıştırılması. Erişim süreleri iş günü, Kurula itiraz süresi gündür.
• Kurula itiraz aşamasının atlanması. m.13/2 uyarınca itiraz, idari yargı süresini durdurur; bu, zaman kazandıran bir imkândır.
• Uzatma bildiriminin denetlenmemesi. Gerekçenin onbeş iş günü dolmadan yazılı bildirilmemesi usul sakatlığıdır.
• Gerekçesiz ret kararının kabullenilmesi. m.12/2, ret kararında gerekçe ve başvuru yollarının gösterilmesini zorunlu kılar.
• Kurum içi görüşlerin kapsam dışı sanılması. m.26, bu belgeleri kural olarak kapsam içinde tutar.
• Yanlış kuruma başvurunun geçersiz sayılması. m.7/3 uyarınca dilekçe ilgili kuruma gönderilir ve durum yazılı bildirilir.