Bilgi edinmede hangi bilgiler istenemez? Analiz, yayımlanmış belge (m.7-9)

Başvurunun konusu: mevcut bilgi

4982 sayılı Kanun, kişilere idarenin elindeki bilgi ve belgelere erişim hakkı tanır; idareye yeni bilgi üretme yükümlülüğü getirmez. m.7/1'e göre bilgi edinme başvurusu, başvurulan kurum ve kuruluşların ellerinde bulunan veya görevleri gereği bulunması gereken bilgi veya belgelere ilişkin olmalıdır. "Görevleri gereği bulunması gereken" ifadesi önemlidir: idare, mevzuat gereği tutması gereken bir kaydı "elimizde yok" diyerek kolayca reddedemez.

Analiz ve özel çalışma gerektiren talepler

m.7/2'ye göre kurum ve kuruluşlar, ayrı veya özel bir çalışma, araştırma, inceleme ya da analiz neticesinde oluşturulabilecek türden bir bilgi veya belge için yapılacak başvurulara olumsuz cevap verebilir. Örneğin yıllara göre karşılaştırmalı istatistik hazırlanması, dağınık dosyalardan tablo oluşturulması veya bir konuda değerlendirme yapılması bu kapsamda reddedilebilir. Buna karşılık zaten hazırlanmış bir rapor veya tablonun verilmesi analiz sayılmaz. Başvuruyu mevcut belgeye yönelik ve somut biçimde yazmak ret riskini azaltır.

Başka kurumdaki bilgi

m.7/3'e göre istenen bilgi veya belge başvurulan kurumdan başka bir yerde bulunuyorsa, başvuru dilekçesi bu kurum ve kuruluşa gönderilir ve durum ilgiliye yazılı olarak bildirilir. Yanlış kuruma başvuru yapılması, başvurunun reddi sonucunu doğurmaz.

Yayımlanmış veya kamuya açıklanmış belgeler

m.8'e göre kurum ve kuruluşlarca yayımlanmış veya yayın, broşür, ilân ve benzeri yollarla kamuya açıklanmış bilgi veya belgeler, bilgi edinme başvurularına konu olamaz. Ancak yayımlanmış veya kamuya açıklanmış bilgi veya belgelerin ne şekilde, ne zaman ve nerede yayımlandığı veya açıklandığı başvurana bildirilir. Bu durumda kurumun cevabı bir ret değil, yönlendirme niteliğindedir.

Gizli kısmın ayrılması

m.9'a göre istenen bilgi veya belgelerde gizlilik dereceli veya açıklanması yasaklanan bilgiler ile açıklanabilir nitelikte olanlar birlikte bulunuyor ve bunlar birbirlerinden ayrılabiliyorsa, söz konusu bilgi veya belge, gizlilik dereceli veya açıklanması yasaklanan bilgiler çıkarıldıktan sonra başvuranın bilgisine sunulur. Ayırma gerekçesi başvurana yazılı olarak bildirilir. Bu hüküm, bir belgenin küçük bir kısmının gizli olmasının tüm belgenin reddi için gerekçe yapılmasını engeller. Uygulamada kişisel veriler karartılarak belge verilmesi bu maddenin tipik örneğidir.

Örnek senaryo

Bir dernek, bir bakanlıktan son on yılda verilen tüm hibelerin illere ve sektörlere göre dağılımını gösteren bir tablo ister. Böyle bir tablo hazır değilse bakanlık, özel çalışma gerektirdiği gerekçesiyle talebi reddedebilir. Dernek bunun üzerine başvurusunu, bakanlığın faaliyet raporlarında yer alan hibe tablolarının örneklerine yöneltir; raporlar internet sitesinde yayımlanmışsa bakanlık yayım yerini bildirir. Dernek ayrıca belirli bir hibe sözleşmesinin örneğini ister; sözleşmedeki kişisel veriler karartılarak belge verilir.

Sık yapılan hatalar

• İdareden yorum, değerlendirme veya yeni istatistik üretmesini istemek.
• Belgenin bir kısmının gizli olması nedeniyle yapılan tam reddi kabullenmek.
• Yayımlanmış bilgi için bilgi edinme yolunu kullanıp cevabı ret sanmak.
• Başvuruda istenen belgeyi açıkça tanımlamamak.