Ticari defterlerin delil değeri ve ibrazı

Ticari defterler, tacirin işletmesine ait muhasebe kayıtlarıdır ve ticari davalarda delil olarak önemli bir yere sahiptir. Ancak defterlerin delil değeri kanunda belirlenmiş şartlara bağlıdır: yasal formalitelere uygun tutulmayan defter, lehe delil olamaz, hatta aleyhe delil olabilir. Bu nedenle defterlerin nasıl tutulacağı ve saklanacağı, sadece vergisel değil, usuli bir konu olarak da önemlidir.

Defter tutma yükümlülüğü

TTK m.64/1: her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen sonuçları, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur.

Onay şartı. m.64/3: fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ile ilgili defterlerin açılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır; sonraki faaliyet dönemlerindeki açılış onayları defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır. Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar noterce yapılır; yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar yaptırılır.

Tutma ilkeleri. m.65: defterler ve kayıtlar Türkçe tutulur (m.65/1); yazımlar eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli yapılır (m.65/2); bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez (m.65/3). Elektronik ortamda tutulmalarında bilgilere saklama süresince ulaşılabilirlik ve okunabilirlik sağlanmalıdır (m.65/4).

Belgelerin saklanması. m.64/2: tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş her türlü belgenin fotokopi, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını saklamakla yükümlüdür.

Saklama süresi (m.82)

TTK m.82/1: her tacir, ticari defterlerini, envanterleri, bilançoları, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, alınan ticari mektupları, gönderilen ticari mektupların suretlerini ve defter kayıtlarının dayandığı belgeleri sınıflandırılmış bir şekilde saklamakla yükümlüdür. m.82/2: ticari mektuplar, bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalardır. m.82/5: bu belgeler on yıl saklanır. m.82/6: saklama süresi, defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yılsonu finansal tablolarının hazırlandığı vb. yılın sonundan işlemeye başlar. m.82/3-4: belgeler, koşulları sağlamak şartıyla görüntü veya veri taşıyıcılarında saklanabilir.

Ticari yazışmaların da saklanması gerektiğinden, e-postalar ve mesajlaşma kayıtları da ticari mektup niteliğinde delil olabilir; bunlar için de düzenli arşivleme yapılmalıdır.

Ticari defterlerin delil olarak kabulü: HMK m.222

Ibraz. HMK m.222/1: mahkeme, ticari davalarda tarafların ticari defterlerinin ibrazına, kendiliğinden veya taraflardan birinin talebi üzerine karar verebilir. Aynı yönde TTK m.83/1: ticari uyuşmazlıklarda mahkeme, yabancı gerçek veya tüzel kişi bile olsalar, tarafların ticari defterlerinin ibrazına, resen veya taraflardan birinin istemi üzerine karar verebilir. m.83/2: HMK'nın senetlerin ibrazı zorunluluğuna dair hükümleri ticari işlerde de uygulanır. TTK m.84/1: defterler ibraz edilmişse, uyuşmazlıkla ilgili kısımları tarafların katılımı ile incelenir; gerekirse ilgili yapraklardan suret alınır.

Delil olabilmenin şartları. HMK m.222/2: ticari defterlerin, ticari davalarda delil olarak kabul edilebilmesi için:

• Kanuna göre eksiksiz ve usulüne uygun tutulmuş,
• Açılış ve kapanış onayları yaptırılmış ve
• Defter kayıtlarının birbirini doğrulamış

olması şarttır.

Sahibi lehine delil. HMK m.222/3: bu şartlara uygun tutulan defter kayıtlarının sahibi ve halefleri lehine delil olarak kabul edilebilmesi için, diğer tarafın aynı şartlara uygun tutulmuş defterlerindeki kayıtların bunlara aykırı olmaması veya diğer tarafın defterlerini ibraz etmemesi yahut defter kayıtlarının aksinin senet veya diğer kesin delillerle ispatlanmamış olması gerekir. Aynı fıkraya 7251 sayılı Kanunla eklenen cümle: diğer tarafın, ikinci fıkradaki şartlara uygun tutulan ticari defterlerinin ilgili hususta hiçbir kayıt içermemesi hâlinde ticari defterler sahibi lehine delil olarak kullanılamaz. Şartlara uygun defterlerdeki sahibi lehine ve aleyhine olan kayıtlar birbirinden ayrılamaz.

Bu düzenleme, defterlere tek başına güvenilmesini engeller: bir tacirin defterlerinin lehine delil sayılması için karşı tarafın da usulüne uygun defter tutması ve kayıtların çelişmemesi aranır. Karşı taraf deftere ibrazdan kaçınırsa, defterlerin lehe delil olması kolaylaşır.

Aleyhe delil. HMK m.222/4: açılış veya kapanış onayları bulunmayan ve içerdiği kayıtlar birbirini doğrulamayan ticari defter kayıtları, sahibi aleyhine delil olur. Yani onaysız defter sahibinin lehine hiçbir değer taşımadığı gibi, kayıtlarındaki aleyhine olan hususlarda karşı tarafça kullanılabilir. Bu ilke, uygulamada defter kaydına dayalı bir alacak iddiasında, kayıtların onaylı ve tutarlı olmamasının doğrudan bir hak kaybı riski yaratması demektir.

Tacir olmayan taraf. HMK m.222/5: taraflardan biri tacir olmasa dahi, tacir olan diğer tarafın ticari defterlerindeki kayıtları kabul edeceğini belirtir; ancak karşı taraf defterlerini ibrazdan kaçınırsa, ibrazı talep eden taraf iddiasını ispat etmiş sayılır.

Defterlerin incelenmesi ve bilirkişi

Ticari defterlerin incelenmesi çoğunlukla mali müşavir/muhasebeci bilirkişi eliyle yapılır (HMK m.266/1: özel veya teknik bilgiyi gerektiren hâllerde bilirkişiye başvurulur). Bilirkişi:

• Defterlerin usulüne uygun tutulup tutulmadığını (onay, tutarlılık, kayıt düzeni),
• Kayıtların birbirini doğrulayıp doğrulamadığını,
• İddia edilen alacak veya borcun defter kayıtlarına nasıl yansıdığını

inceler ve rapor sunar. Bilirkişi raporuna karşı itiraz somut kayıt eksiklikleri ve çelişkileri üzerinden yapılmalıdır.

Uygulamada dikkat edilecekler

1. Onayları zamanında yaptırmak. Açılış ve kapanış onayları, HMK m.222'de defterin delil olabilmesinin şartıdır; süresinde yaptırılmamış defter, sahibi aleyhine delil olabilir.

2. Kayıtların tutarlılığı. Defter kayıtları birbirini doğrulamalıdır: yevmiye, kebir ve envanter defterleri, fatura ve banka kayıtlarıyla uyumlu olmalıdır.

3. Karşı tarafın defterlerini istemek. Karşı tarafın defterlerinin ibrazı talep edilmelidir; ibrazdan kaçınma, lehe sonuç doğurur (HMK m.222/3, 5).

4. Ticari mektupların saklanması. Ticari yazışmalar on yıl saklanır (TTK m.82); sözleşme ve fatura yazışmaları delil değerine sahiptir.

5. Fatura ve teyit mektubu. TTK m.21/2: bir fatura alan kişi, aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde faturanın içeriği hakkında itirazda bulunmamışsa içeriği kabul etmiş sayılır; m.21/3: sözlü veya iletişim araçlarıyla kurulan sözleşmelerin içeriğini doğrulayan yazıyı (teyit mektubunu) alan kişi, sekiz gün içinde itiraz etmezse teyit mektubunun sözleşmeye uygun olduğunu kabul etmiş sayılır. Bu nedenle faturalara ve teyit mektuplarına süresinde itiraz edilmesi delil bakımından önemlidir; itiraz da TTK m.18/3'e uygun kanıtlanabilir yolla yapılmalıdır.

Örnek senaryo

E Ltd. Şti., F Ltd. Şti.'den alacaklı olduğunu iddia etmekte ve dava dilekçesinde alacağını kendi ticari defterlerine dayandırmaktadır. E'nin yevmiye defterinin kapanış onayı yaptırılmamıştır. F ise defterlerini ibraz etmeyi reddetmektedir.

1. Onay eksikliği. E'nin yevmiye defterinin kapanış onayı olmadığından, HMK m.222/2'deki şartlar sağlanmamıştır; E'nin defter kayıtları lehine delil olamaz.
2. Aleyhe delil riski. Onay eksikliği ve tutarsızlık varsa defter kayıtları E aleyhine delil olur (HMK m.222/4).
3. F'nin ibrazdan kaçınması. F, defterlerini ibrazdan kaçınırsa, HMK m.222/3-5 çerçevesinde bu durum E lehine değerlendirilebilir; ancak E'nin defterleri usulüne uygun tutulmuş değilse bu avantaj sınırlı kalır.
4. Diğer deliller. E, alacağını fatura, sözleşme, irsaliye, banka dekontu ve ticari yazışmalarla kanıtlamalıdır; F'nin süresinde itiraz etmediği faturalar (TTK m.21/2) kabul edilmiş sayılır.
5. Bilirkişi. Mahkeme, mali müşavir bilirkişi görevlendirir; bilirkişi defterlerin usulüne uygunluğunu ve kayıtların tutarlılığını inceler (HMK m.266/1).
6. Saklama. E, defter ve belgeleri on yıl saklamak zorundadır (TTK m.82/5); süre son kaydın yapıldığı yılın sonundan işler.
7. Sonuç. Bu dosyada E, defterlerinin eksikliği nedeniyle başka delillere ağırlık vermeli, ibrazdan kaçınmayı ise ek bir savunma olarak kullanmalıdır.

Sık yapılan hatalar

• Açılış ve kapanış onaylarını geciktirmek veya yaptırmamak. Defter delil olma niteliğini kaybeder ve aleyhe delil olabilir.
• Kayıtları birbiriyle çelişir tutmak. Kayıtların birbirini doğrulaması şarttır (HMK m.222/2).
• Sadece kendi defterlerine güvenmek. Lehe delil için karşı tarafın defterlerinin durumu da önemlidir (m.222/3).
• Karşı tarafın defterlerinin ibrazını istememek. İbrazdan kaçınma sonuç doğurur.
• Faturalara sekiz gün içinde itiraz etmemek. TTK m.21/2 içeriğin kabulü anlamına gelir.
• Ticari yazışmaları saklamamak. TTK m.82 on yıl saklama yükümlülüğü getirir.
• Bilirkişi raporuna soyut itiraz etmek. Somut kayıt çelişkileri gösterilmelidir.
• Defterlerde çizinti ve düzeltme yapmak. TTK m.65/3 önceki içeriğin belirlenemeyecek şekilde değiştirilmesini yasaklar.