Şirket ortağının bilgi alma ve inceleme hakkı

Bilgi alma ve inceleme hakkı, ortağın denetim ve hesap sorma yetkisinin temelidir. Şirket yönetimine katılmayan ortak, şirketin durumunu bu hak sayesinde öğrenir; hakkın kullanılması, özel denetim, sorumluluk davası ve genel kurul kararlarına itiraz gibi diğer haklar için de ön koşuldur.

Anonim şirkette bilgi alma ve inceleme (TTK m.437)

Belgelerin hazır bulundurulması. m.437/1: finansal tablolar, konsolide finansal tablolar, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporu, denetleme raporları ve yönetim kurulunun kâr dağıtım önerisi, genel kurulun toplantısından en az onbeş gün önce, şirketin merkez ve şubelerinde pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurulur. Finansal tablolar bir yıl süreyle merkezde ve şubelerde pay sahiplerinin bilgi edinmelerine açık tutulur. Her pay sahibi, gideri şirkete ait olmak üzere gelir tablosuyla bilançonun bir suretini isteyebilir.

Genel kurulda soru sorma. m.437/2: pay sahibi genel kurulda, yönetim kurulundan şirketin işleri, denetçilerden denetimin yapılma şekli ve sonuçları hakkında bilgi isteyebilir. Bilgi verme yükümü, şirketin bağlı şirketlerini de kapsar. Verilecek bilgiler hesap verme ve dürüstlük ilkeleri bakımından özenli ve gerçeğe uygun olmalıdır.

Eşitlik. Aynı fıkra, önemli bir eşit muamele kuralı içerir: pay sahiplerinden herhangi birine bu sıfatı dolayısıyla genel kurul dışında bir konuda bilgi verilmişse, diğer bir pay sahibinin istemde bulunması üzerine, aynı bilgi, gündemle ilgili olmasa da aynı kapsam ve ayrıntıda verilir; bu hâlde yönetim kurulu, şirket sırrı gerekçesine (m.437/3) dayanamaz.

Reddedilebilecek hâller. m.437/3: bilgi verilmesi, sadece, istenilen bilgi verildiği takdirde şirket sırlarının açıklanacağı veya korunması gereken diğer şirket menfaatlerinin tehlikeye girebileceği gerekçesiyle reddedilebilir. Yani ret gerekçesi sınırlı ve somut olmalıdır; "bilgi verilmez" gibi genel bir ret haksızdır.

Defter ve yazışmaların incelenmesi. m.437/4: şirketin ticari defterleriyle yazışmalarının, pay sahibinin sorusunu ilgilendiren kısımlarının incelenebilmesi için genel kurulun açık izni veya yönetim kurulunun bu hususta kararı gerekir. İzin alındığı takdirde inceleme bir uzman aracılığıyla da yapılabilir.

Mahkemeye başvuru

m.437/5: bilgi alma veya inceleme istemleri cevapsız bırakılan, haksız olarak reddedilen, ertelenen ve bu fıkra anlamında bilgi alamayan pay sahibi, reddi izleyen on gün içinde, diğer hâllerde de makul bir süre sonra şirketin merkezinin bulunduğu yerdeki asliye ticaret mahkemesine başvurabilir. Başvuru basit yargılama usulüne göre incelenir. Mahkeme kararı, bilginin genel kurul dışında verilmesi talimatını ve bunun şeklini de içerebilir. Mahkeme kararı kesindir.

Vazgeçilemezlik. m.437/6: bilgi alma ve inceleme hakkı, esas sözleşmeyle ve şirket organlarından birinin kararıyla kaldırılamaz ve sınırlandırılamaz. Bu hüküm, butlan bakımından da önem taşır: m.447/1-b uyarınca pay sahibinin bilgi alma, inceleme ve denetleme haklarını kanunen izin verilen ölçü dışında sınırlandıran genel kurul kararları batıldır.

Özel denetim isteme hakkı

Bilgi alma yeterli olmazsa ikinci aşama özel denetimdir:

Genel kurul yoluyla. TTK m.438/1: her pay sahibi, pay sahipliği haklarının kullanılabilmesi için gerekli olduğu takdirde ve bilgi alma veya inceleme hakkı daha önce kullanılmışsa, belirli olayların özel bir denetimle açıklığa kavuşturulmasını, gündemde yer almasa bile genel kuruldan isteyebilir. Genel kurul istemi onaylarsa, şirket veya her pay sahibi otuz gün içinde asliye ticaret mahkemesinden özel denetçi atanmasını isteyebilir (m.438/2).

Genel kurulun reddi. m.439/1: genel kurulun özel denetim istemini reddetmesi hâlinde, sermayenin en az onda birini (halka açık anonim şirketlerde yirmide birini) oluşturan pay sahipleri veya paylarının itibari değeri toplamı kanunda belirtilen tutarda olan pay sahipleri üç ay içinde asliye ticaret mahkemesinden özel denetçi atamasını isteyebilir. m.439/2: dilekçe sahiplerinin, kurucuların veya şirket organlarının, kanunu veya esas sözleşmeyi ihlal ederek şirketi veya pay sahiplerini zarara uğrattıklarını ikna edici bir şekilde ortaya koymaları hâlinde özel denetçi atanır.

Özel denetim, daha önce bilgi alma hakkının kullanılmış olmasını şart koştuğundan, bilgi talepleri yazılı ve belgeli yapılmalı; reddedildiğinde de mahkemeye başvurulmalıdır.

Limited şirkette bilgi alma (m.614)

TTK m.614/1: her ortak, müdürlerden şirketin bütün işleri ve hesapları hakkında bilgi vermelerini isteyebilir ve belirli konularda inceleme yapabilir. Anonim şirketteki kadar ayrıntılı bir usul öngörülmemiş, ancak hak geniştir ve genel kurul toplantısı beklenmeden kullanılabilir.

m.614/2: ortağın elde ettiği bilgileri şirketin zararına olacak şekilde kullanması tehlikesi varsa, müdürler bilgi alınmasını ve incelemeyi gerekli ölçüde engelleyebilir; bu konuda ortağın başvurusu üzerine genel kurul karar verir.

m.614/3: genel kurul, bilgi alınmasını ve incelemeyi haksız yere engellerse, ortağın istemi üzerine mahkeme bu hususta karar verir; mahkeme kararı kesindir.

Ortağın sırları koruma borcu. m.613/1: ortaklar şirket sırlarını korumakla yükümlüdür; bu yükümlülük şirket sözleşmesi veya genel kurul kararıyla kaldırılamaz. Bu nedenle bilgi alma hakkı, elde edilen bilginin şirket aleyhine kullanılmasına izin vermez.

Uygulamada dikkat edilecekler

1. Yazılı ve belgeli talep. Bilgi talepleri yazılı yapılmalı (noter, iadeli taahhütlü mektup veya kayıtlı elektronik posta gibi tarihi ispatlı yollarla), hangi bilgi/belgenin istendiği açıkça belirtilmelidir.

2. Ret hâlinde on günlük süre. Anonim şirkette ret tarihinden itibaren on gün içinde mahkemeye başvurulmalıdır (m.437/5); bu süre kaçırılırsa hak zayıflar. Cevapsız bırakılan talepte ise makul süre sonra başvurulabilir.

3. Genel kurulda soru. Genel kurulda sorulan soruların ve verilen cevapların tutanağa geçirilmesi talep edilmelidir; cevap verilmemesi iptal davası için delil oluşturur.

4. Şirket sırrı savunması. Şirket sırrı gerekçesiyle ret, yalnızca istenen bilginin verilmesinin sırrı ifşa edeceğinin somut olarak gösterilmesiyle kabul edilir.

5. Eşitlik. Başka bir pay sahibine genel kurul dışında bilgi verilmişse, aynı bilgi için eşit muamele istenebilir (m.437/2).

Örnek senaryo

W, bir anonim şirketin %5 payına sahip azınlık ortağıdır. Genel kurul öncesi finansal tabloları incelemek istemiş, ancak şirket belgeleri vermemiştir. Genel kurulda yönetim kuruluna yönelttiği sorular cevapsız bırakılmıştır.

1. Belgelerin hazır bulundurulması. Şirket, finansal tabloları ve yönetim kurulu raporunu genel kuruldan en az on beş gün önce merkezde incelemeye hazır tutmak zorundaydı (m.437/1).
2. Genel kurulda soru. W'nin soruları cevapsız bırakılmıştır; bu, m.437/5 kapsamında bilgi alamama hâlidir.
3. Mahkemeye başvuru. W, on gün içinde asliye ticaret mahkemesine başvurabilir; başvuru basit yargılama usulüne göre incelenir ve mahkeme kararı kesindir.
4. Özel denetim. Bilgi alma hakkını kullandığından, W belirli olayların özel denetimle açıklığa kavuşturulmasını genel kuruldan isteyebilir (m.438/1). Genel kurul reddederse, W'nin payı sermayenin onda birini (halka açık şirketlerde yirmide birini) karşılamadığından tek başına başvuramaz; başka ortaklarla birlikte oranı sağlamalıdır (m.439/1).
5. Şirket sırrı savunması. Şirket, sırrın açıklanacağını ileri sürerse, somut gerekçe göstermelidir (m.437/3).
6. Esas sözleşme kısıtı. Esas sözleşmede "bilgi talepleri yalnızca genel kurulda yapılır" gibi bir kayıt olsa bile, m.437/6 nedeniyle geçersizdir.
7. Butlan riski. Genel kurul, W'nin bilgi alma hakkını tamamen ortadan kaldıran bir karar alırsa bu karar m.447/1-b uyarınca batıldır.

Sık yapılan hatalar

• Bilgi talebini sözlü yapmak. Yazılı ve tarihli talep ispat için gereklidir.
• On günlük başvuru süresini kaçırmak. m.437/5 reddi izleyen on günü belirler.
• Şirket sırrı savunmasını genel kabul etmek. Ret yalnızca somut sır ifşası hâlinde geçerlidir.
• Defter incelemesini serbest sanmak. m.437/4 genel kurul izni veya yönetim kurulu kararı arar.
• Özel denetimi bilgi alma hakkı kullanılmadan istemek. m.438/1 önceki kullanımı şart koşar.
• Azlık oranını hesaba katmamak. m.439/1 onda bir (halka açıkta yirmide bir) aranır.
• Limited şirket ortağının hakkını anonim şirket usulüyle karıştırmak. Limited şirkette m.614 uygulanır ve genel kurul karar verir.
• Bilginin şirket aleyhine kullanılabileceğini unutmak. Ortağın sır saklama borcu vardır (m.613/1).